Som en bekreftelse på at dere har fått støtte fra stiftelsen får dere oversendt en avtale med vilkår for tildelingen (Word dok.).

Denne avtalen må signeres før utbetaling kan finne sted. Signering foregår i søknadsportalen, og det er de samme kontaktpersonene som mottar tildelingsbrevet som må signere. Pass derfor på at de dere oppgir som kontaktpersoner også har signaturrett på vegne av organisasjonen. Husk at prosjekter med støtte på over 2 millioner kroner krever revisorgodkjent regnskapsrapport.

For å få utbetalt midlene dere har blitt tildelt må dere sende en utbetalingsanmodning til post@ssor.no. Utbetalingsskjema finner dere her (Word dok.).

Anmodningen må inneholde beløp som bes utbetalt og kontonummer (samme som oppgitt i søknad). Dersom tildelingen skal brukes til innkjøp ber vi deg legge ved ordrebekreftelse/pristilbud/kvitteringer.

Kontonummer for utbetaling: Det er viktig at søkerorganisasjonen står som eier av kontonummeret pengene skal utbetales til. Dersom foretaket ikke har en egen konto, vil ikke tildelingen kunne utbetales.

Sjekk også om kontoen krever KID-nummer. Det overføres ikke penger til kontoer som krever KID. For enkelte organisasjoner, og spesielt deg som jobber for en kommune eller fylkeskommune og søker på vegne av dem: Avtal hvordan betalingen skal merkes for å komme frem til riktig sted. På utbetalingsanmodningen kan du skrive hvem eller hva pengene er knyttet til slik at mottakeren får vite hvor pengene skal.

Merk at dere skal ha fått utbetalt hele beløpet før sluttrapporten skal sendes inn.

Dersom det søkes om midler til et flerårig prosjekt, vil det formelt sett kun innvilges støtte til ett år av gangen. Dere vil motta et intensjonsvedtak for resterende prosjektår, slik at dere sender en søknad om omgjøring av dette vedtaket årlig i hele prosjektperioden. Malen finnes her (Word dok.). Fristen er 10. januar.

For flerårige prosjekter må mottakere sende en statusrapport for foregående år med frist 10.januar hvert år. Dere vil også få en påminnelse i søknadsportalen i god tid før fristen.

I statusrapporten ønsker vi en oppsummering av prosjektet så langt og hva dere har oppnådd. Videre krever vi kommentar til om prosjektets aktiviteter er ihht fremdriftsplanen som ble levert sammen med søknaden, samt at rapportering på om kostnadsbruken er ihht budsjett. Avvik av betydning skal varsles administrasjonen.

Hvis prosjektet er forsinket eller det er vesentlige endringer som stiftelsen bør bli gjort oppmerksom på, ber vi om at dere gir beskjed om dette. Mal for endring i periodisering og/eller omdisponering (Word dok.)

Alle søknader må inneholde to kontaktpersoner. Dersom en av disse skal endres underveis i prosjektet må dette oppgis om. Kontakt administrasjonen på epost: post@ssor.no

Alle prosjekt som mottar midler fra Sparebankstiftelsen Sparebanken Sør må levere en sluttrapport. Det foreligger to maler avhengig av prosjektets omfang. Dere vil motta en epost ved sluttdato. Merk at sluttrapporten ikke skal sendes inn før hele tildelingen er utbetalt og prosjektet sluttført, men senest 3 måneder etter at prosjektet er avsluttet.

Regnskapet skal vise at midlene er brukt slik det er beskrevet i søknaden, eller ved godkjent omdisponering.

For tildelinger inntil 2 millioner kroner skal det legges ved et prosjektregnskap for hele perioden i sluttrapporten. Regnskapet skal godkjennes av autorisert regnskapsførere og vise at midlene er brukt slik det er beskrevet i søknaden, eller ved godkjent omdisponering.

For tildelinger over 2 millioner kroner skal det legges ved et prosjektregnskap for hele perioden i sluttrapporten. Regnskapet skal vise at midlene er brukt slik det er beskrevet i søknaden, eller ved godkjent omdisponering. En ekstern revisor skal foreta en revisjon av regnskapet i henhold til revisjonsstandard ISA 805.

Vi ønsker å promotere prosjektene våre og ønsker derfor å få oversendt godkjente bilder som kan brukes på stiftelsens nettsider og/eller sosiale medier.

Bilder fra gjennomføring eller det ferdige prosjektet, kan sendes til post@ssor.no